Polityka prywatności

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla uczestników
VIII Polskiej Konferencji Optycznej

wersja z dnia 29 marca 2025 roku

Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Fundacja Candela, z siedzibą w Warszawie (03-822), przy ul. Grochowskiej 357/513, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod numerem KRS: 0000885495, posiadającą numery NIP: 1133028363, REGON: 388293056, DUNS: 679296691 oraz NCAGE: 9AHKH.

Z Administratorem można kontaktować się:

• listownie: Fundacja Candela, ul. Grochowska 357/513, 03-822 Warszawa,
• mailowo: hello@candela.org.pl
• telefonicznie: +48 531 968 850

Cele i podstawy prawne przetwarzania 

Dane osobowe będą przetwarzane w celu Państwa rejestracji i udziału w VIII Polskiej Konferencji Optycznej:

Podstawę do przetwarzania danych osobowych stanowi:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO[1] (zgoda na przetwarzanie danych osobowych).
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO[1] dane są niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą. Następnie dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. lit. c RODO[1] – przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego. Obowiązek prawny wynika z przepisów podatkowych i o rachunkowości, którym podlega Administrator. 

Zgodą na przetwarzanie danych osobowych mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie m.in. wysyłając maila na adres:%20hello@candela.org.pl.

Przypominamy jednocześnie, że wycofanie przez Państwa zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Państwa zgody przed jej wycofaniem.

Okres przechowywania danych

Państwa dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do osiągnięcia celu wskazanego powyżej, po tym czasie zostaną usunięte. 

Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania konferencji, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości. Po tym czasie dane zostaną usunięte. 

Odbiorcy danych

Dostęp do Państwa danych osobowych będą posiadać upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Fundacji Candela, którzy muszą przetwarzać Państwa dane w związku
z konferencją. 

Dostęp do Państwa danych osobowych będą posiadać także współorganizatorzy, członkowie komitetu organizacyjnego oraz komitetu naukowego.

Dane mogą być także udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. 

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Rejestracja na wydarzenie odbywa się z wykorzystaniem formularzy i dysków udostępnionych przez firmę Google. Państwa dane będą przetwarzane przez naszego dostawcę usługi Google Workspace dla organizacji non-profit firmę Google (z którą mamy podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych) w jej centrach przetwarzania danych[2]. 

Prawa związane z przetwarzaniem danych

Gwarantujemy Państwu realizację wszystkich Państwa praw na zasadach określonych przez RODO tj. prawo do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• usunięcia danych osobowych (z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO[1]);
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych. 

Obowiązek podania danych i konsekwencja niepodania danych

Podanie danych oznaczonych jako „wymagane” jest obligatoryjne. Jeżeli nie podadzą Państwo danych nie będą mogli Państwo wziąć udziału w konferencji. Podanie innych danych określonych w formularzu nie jest konieczne do wzięcia udziału w konferencji. 

Ponadto informujemy, że podczas konferencji zostaną wykonane zdjęcia i nagrania wideo, które następnie zostaną opublikowane na stronach internetowych i w mediach społecznościowych należących do Fundacji Candela.

Odnośniki

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., str. 1, z późn. zm.)

[2] https://www.google.com/about/datacenters/inside/locations/index.html